随着社会和时代的发展进步,传统依靠人工对资料进行搜集、整理和分析的手段已经不能满足信息量不断膨胀的社会需求,同时,能够在短时间内提高工作效率和工作质量的办公方法被人们迫切需求,在这种条件下,办公自动化(OA)应运而生,并且已经成为现今人们办公过程中必不可少的办公工具。
一、办公自动化的发展趋势
办公自动化应该会向数字化办公发展,即在网络环境下完成几乎所有的办公内容。就我国目前计算机技术发展状况来看,我国互联网、安全技术和软件理论的发展都有很大可能可以达到数字化办公的要求。全面实现数字化办公必然会使现有的办公管理体制发生变革,并且员工的工作习惯和工作方式也需要很长时间改变并适应新的环境,虽然有诸多问题,但是全面实现数字化办公仍然是势在必行。
办公自动化自进入我国以来发展十分迅猛,随着计算机技术的不断发展,办公自动化也从最初的汉字输入、字处理、查询检索和排版编辑等简单的单机应用逐渐发展为现代网络办公,通过网络将单项办公变成一个大范围的办公系统,再通过计算机远程网络将多个大范围的办公系统连成一个更大范围的办公系统。在企业中建立内部网和外部网已经是发展办公自动化的必然趋势。现代的办公自动化运用多媒体技术,加强办公自动化软件自身的图形、文字、语音等的处理能力,使之更大的满足了市场对办公自动化的办公需求,扩大了处理办公信息的范围,提高了处理办公信息的能力。由此看出,多媒体技术也是办公自动化发展的一个必然趋势。
传统的办公自动化重在强调对文档数据的处理和统计,日常工作也主要是一些文件的收发等,缺乏对协作型工作的处理能力,服务对象也以单一的文档数据为主,这些条件决定了传统办公自动化的自动化潜力不能被有效地开发和利用。新一代 办公自动化的发展是以知识化管理为核心的现代 办公自动化,随着社会信息量的不断增多,企业需要更多的了解外部信息,并不断对企业自身的内部知识进行积累,在外部信息和内部知识之间不断找出优势和不足,是企业内部的知识不断得到提升。办公自动化的价值不应该仅仅是办公计算机化,而是要将知识融入到办公自动化中,将知识管理和办公自动化很好的结合起来,让新一代的办公自动化为企业各个阶层提供更好更高效的工作模式。
现代的办公自动化已经早已不是以前的简单文档处理和单纯行政事务了,现代 办公自动化的使命是通过提高企业工作效率和工作质量来提高企业在市场中的核心竞争力。知识管理是以帮助企业发现知识人才、传递和利用知识为目的的系统工程,它可以帮助企业解决知识的共享和再利用问题。知识管理可以在合适的时间给正确的人传递正确知识,帮助人们采取适当的行动,以避免错误和工作的重复。知识管理可以帮助企业搜集和管理散布在企业各个系统中的信息和人们头脑中的知识。因此,知识是未来办公自动化的核心系统,知识管理是办公自动化的基础技术。
二、办公自动化的发展策略
根据我国目前办公自动化的发展现状和发展中存在的问题,为了让办公自动化更好更快的发展,提出以下策略:
1、组织实施方面。由传统工业项目的管理体制向产品化、专业化的实施体制进行转变。
2、技术选向方面。紧跟世界的发展趋势,选择与社会接轨、标准化程度高、开放程度好的技术,自主开发关键的应用技术。
3、系统设计方面。根据我国办公自动化的发展现状,在企业已经运用的办公自动化软件的基础上以快速原型法为主。
4、实施方面。实施原则遵守统一规范和分布实施。
5、设计思想方面。以用户的实际需求为主,将用户在办公中的实际需求结合到软件设计中。
6、实现方法方面。以采用复杂适用系统理论代替结构化设计。采用复杂适用系统理论即从一般的业务需求中抽象提取出关键的复杂适应系统,这种系统能够适应环境变化,随着系统使用时间的增加,可利用的价值也随之积累。
